Requestionner les points de convergence

Faire un point sur les objectifs

• Le temps passe et parfois on s’écarte de ce qui était prévu.

Lors de réunions ponctuelles, il convient de revoir les objectifs et les valeurs; ce pourquoi on est là ensemble.

OUTILS :
Temps spécifique d’idéation dynamique (post-its, tables rondes…)
Travail sur les représentations : Débat mouvant

Où en sont nos accords de groupe?
Avec l’expérience et le temps, les limites de chacun peuvent bouger et évoluer afin que chacun puisse participer sereinement à une activité de groupe et sur des temps déterminés, il faut penser en début de rencontre ou de réunion à requestionner ces accords.
Cela signifie que d’une rencontre à une autre, quelqu’un doit prendre la responsabilité de la sauvegarde de ces accords.

OUTIL : Définir des accords de groupe

Toujours garantir une place pour chacun.e

• Afin que les personnes osent se positionner ou chager de place à l'intérieur du collectif.

ll n'y a qu'une seule chose dans la vie qui ne change jamais, c'est le changement.(Confucius)
Si on considère cet adage, on peut donc aussi se questionner sur l’implication ou l’engagement qu’à pris une personne à moment T, est-ce toujours en adéquation avec ce qu’elle veut et peut faire? Faut-il repasser sur un niveau d’implication différent et sur une autre mission?

Il y a plusieurs choses à faire dans un collectif. Tout ne requiert pas 3 h de travail par semaine. Si quelqu’un veut participer à la vie du groupe mais n’a pas beaucoup de temps ou n’a pas de compétences techniques spécifiques il serait regrettable de l’exclure pour autant
C’est pourquoi il est important de permettre différents niveaux d’implication.

Certaines personnes sont là pour remettre de l’huile dans le moteur, et d’autres sont là pour inventer un biocarburant. Produire ensemble, co-créer peut-être l’intention 1ère des personnes d’un groupe. Si l’on souhaite intégrer ce type de force vive, il faut alors laisser aussi la place aux initiatives, faire émerger les nouvelles idées et besoins.


OUTILS/ASTUCES
Pour encourager les petites et grandes contributions :

• maintenir à jour la liste des différentes choses à faire à différents niveaux d’implication

• Commencer simple : Proposer des outils faciles à prendre en main par les utilisateurs

Interpole indique ici : "Lorsqu'on aborde l'utilisation d'outils informatiques, la première marche est la plus importante à passer. Si la première manipulation est simple, les contributeurs, rassurés auront envie de s'investir un peu plus et d'accepter qu'il y ait besoin d'un petit temps de formation ou de prise en main.
On peut même envisager de cacher des fonctionnalités dans un premier temps et attendre que le groupe grandisse en maturité avant d'ajouter des briques progressivement. Ou attendre que la demande soit exprimée et faire évoluer le dispositif technique en fonction des propositions du groupe".

• Méthode Kaizen
• Méthode agile : ne pas viser un objectif trop dur trop rapidement

• Transformer les problèmes en Comment Faire Pour

Associer de petites actions imparfaites au CFP
solliciter tout le monde et distribuer des tâches en fonction des envies (Aude)

Pour vérifier l’adéquation de l’implication avec l’envie et la capacité :

• Proposition permanente de revenir dessus le rôle et l’implication de chacun.e si le niveau d’implication n’était pas adapté.

Les rôles peuvent être rendus visibles (par affichage ou sur un site internet par exemple)
Pour s’assurer que les motivations d’origine sont toujours présentes ou bien que de nouvelles soient apparues, il peut être bon de revenir régulièrement vers les participants.
(j’ai indiqué que ce qui comptait pour moi c’était le lien social - est-ce toujours le cas et est-ce que ce besoin est en phase avec le projet?) (Lyra)
(j’ai indiqué que ce qui comptait pour moi c’était le lien social - est-ce toujours le cas et est-ce que ce besoin est en phase avec le projet?) (Lyra)
sur des temps de discussions ou lors des rencontres
Enquête par liste de diffusion ou lors d’une rencontre

Une voix pour chacun.e

S’exprimer

- Donner la possibilité à tout le monde de s’exprimer
- Parler avec attention et bienveillance
- Mise à disposition des coordonnées de chacun.unes pour communiquer en direct si besoin = faciliter les liens direct (ex : créer un trombinoscope est un premier pas)
- Besoin de garants de la distribution de la parole : voir la fiche d’Interpole sur la Circulation de la parole
→ Si émergence d’une nouvelle idée ; comment favoriser l’initiative?
- Créativité
- Prévention des malentendus ou interprétations erronnées : proposer des stages courts de Communication Non Violente (CNV)

Pouvoir prendre part aux décisions

Un mode de fonctionnement démocratique/Trouver un mode de décision/de gouvernance adapté au collectif

Pour que personne ne se sente exclu, ou que sa parole ne soit pas prise en compte, il convient de favoriser la parole de chacun.e.
Cela peut se faire lors des temps de rencontres, via divers outils, ou même de manière asynchrone, entre les réunions, grâce à des outils numériques, permettant les prises de décision collectives.
Recueil des avis des partenaires ou adhérents via un vote anonyme sur outil numérique [dans un mode de fonctionnement démocratique]
Mettre plus de liens vers les différents types de prise de décision :

Voici une fiche sur l'importance de penser la prise de décision : “Dans une organisation ou un collectif, de très nombreuses décisions sont prises, sans que celles ci soient toujours explicitées pour le collectif. Le pouvoir se niche parfois dans des endroits insoupçonnés”

Voici différents outils aidant à la prise de décision :
https://pollen.cl/
https://jugementmajoritaire.net/

La rencontre IRL (In Real Life)

Au sein d’un collectif, pour maintenir le lien dans la durée, il faut se rencontrer, en présentiel si possible, ou en visio le cas échéant.
Il s’agit de créer de la rencontre dans la rencontre, 3 ingrédients phares :
L’interconnaissance
La convivialité
La régularité
Parce qu’une fois suffit rarement pour solidariser un lien

Voici une fiche sur les notions de convivialité et la commensalité
Le site d’Interpole nous indique : “la convivialité et la commensalité. Elles engendrent notamment le plaisir de faire ensemble puisqu’à un moment donné les réjouissances vont arriver, le plaisir d’être ensemble, de manger ensemble seront là. Ces ingrédients sont dans chaque co : co-élaborer, co-construire, co-animer, co-évaluer, co-décider, coopérer et bien d’autres. Ils se diffusent, s’infusent, se répandent, se distillent, fleurissent, émergent au gré du projet, des envies des un•e•s et des autres, de la spontanéité, des échanges formels et surtout informels. Ils font lien et liant, brique et ciment du projet. Ils participent à consolider les relations, à créer des souvenirs communs voire des expériences irréversibles.”

D’autres formes de liens peuvent alors émerger via le partage d’informations, de bons plans, de conseils, l'entraide, le soutien, l’humour.

Si la convivialité est parfois plus difficile lors de réunions professionnelles par exemple on pourra alors créer aussi des moments informels voire festifs !
ex : pause lors des reunions, pot après la conférence, cela tourne souvent autour de la table à manger…

Rencontre annuelle pro et festive (allier les deux) sur pls jours (cf Charlotte)
Créer des rencontres informelles, festives (Lyra)
Régularité / calendrier des rencontres régulières (Lyra, Charlotte) en présentiel si possible au moins une fois par trimestre

Reunions
Distribuer des rôles
“L'animation de la réunion peut être “distribuée” à plusieurs personnes pour des rôles tels que :
animateur.trice, qui gère le déroulement de l'ordre du jour : faire bouillonner le groupe
facilitateur.trice
pour la gestion de la parole : faire passer de parole , s'assurer que les participants s'écoutent et ne se coupent pas la parole être attentif à ce que chacun puissent parler, être attentif au gestuel /non verbal
pour le cadre : bienveillance / non jugement / parler en "je"
maître.sse du temps qui garantit le “timing” pour chaque point à l'ordre du jour et qui prévient des débordements de temps => "combien de temps pour ce point ?", "il reste X min"...
un scribe pour prendre des notes et/ou garder une trace, réaliser un compte-rendu, un relevé de décisions, sous forme de Facilitation graphique, sur Paperboard, sur Pad…”

Voici différentes ressources à ce sujet :

Les 8 R d'une réunion ritualisée réussie :-)
Développement interconnaissance
Trombi (afin de dynamiser et rendre visible les acteurs du projet et les valoriser)
Jeux
Répartition des rôles pour favoriser l’implication et la participation d’un maximum de personnes : la structure du réseau est déterminante pour les rôles (cf Romain dans le tableau)
Un référent par groupe de travail :pourquoi et comment le mettre en place? (cf Charlotte dans le tableau)
Se former à la résolution de conflit
voici ici une ressource sur la notion de polarité, pour mieux comprendre la conflictualité

Efficacité et harmonie

La gestion du temps

Nous avons pas tous le même emploi du temps, la même energie, la même capacité de concentration au même moment, et pourtant ça serait bein de se raccorder là dessus

• Planification
• Un temps pour chaque chose
• Prevention infobésité
• Chronomètre
• Pomodoro
• Booster la production

S’organiser et choisir les outils

Co-produire avec des gens : les bonnes questions pour s'organiser
Cette page d’Interpole indique : “Lorsque l'on souhaite réaliser un projet ou produire un contenu à plusieurs mains et bénéficier au mieux de l'énergie de chacun, il est parfois difficile de s'organiser pour aboutir à une production concrète et partageable.
Afin d'y parvenir, nous vous proposons ici une série de questions à se poser dés le départ pour faciliter cette aventure collective !”

CNRS : Animer un réseau
Cette page “aborde la question de la définition du réseau et de ses invariants par rapport aux autres types d’organisation. Un réseau est constitué par ses membres qui se réunissent autour d’une problématique technologique, d’un métier ou une thématique scientifique. Afin de rendre productif et pérenne ce réseau, une structuration s’avère indispensable et passe par l’établissement d’une charte du réseau, par la constitution d’une structure d’animation, par l’animation elle-même et enfin par la capitalisation des savoirs, productions etc.”

Revue gestion Optimiser les reunions récurrentes

Maintenance régulière (cf Romain)

Accompagnement (cf Romain)
Prendre contact avec membres individuellement.
Besoin de soutien? d’aide?
Ecoute attentive.

Trouver l’outil de travail à distance convivial et efficace

Qui n’a jamais eu envie de refermer son ordinateur devant une centaine de mail reçues avec des compte-rendu en pagaille?
Comment informer de manière attrayante?(AG, réunion, CA) fiche

• OUTILS : facilitation graphique

Utiliser un outil de suivi de projet collaboratif à distance

• ex : trello, kanban

Creativité/initiative

Prendre en considération les propositions

Echanges, créativité, nouveauté, changement
Un espace-temps : zone d’idées/initiatives ou on parle projets, envies, besoins ex : une réunion mensuelle (Charlotte)

Pour soutenir les initiatives :
Communiquer sur les rencontres
Mettre en place un référent de groupe ou pour une personne qui permettra l’échange et l’organisation d’un nouveau groupe/projet(Charlotte)
Communiquer sur les moyens mis à disposition
Créer des temps d’idéation
Pour questionner les besoins, les intentiones quelques ressources ici :

Le besoin d’harmonie et comment le respecter (Lisa):
ou La curiosité de l'autre comme facteur d'harmonie (Cha)

Des notions à avoir en tete : Archipellise toi : extrait :
“Aller vers l’autre
S’ouvrir à elle, à lui,
Être curieux.ieuse
Se questionner

Aller au delà des préjugés
Demander si nécessaire
Être attentif.ive
Tendre la main

Voilà un chemin intéressant”

Maintenir les liens entre les rencontres

Informer/communiquer

Dans un premier temps, il est nécessaire de définir les capacités et envies de communication en choisissant les outils et fréquences afin de ne frustrer personne
Des outils de communication communs
Des liens réguliers via la communication numérique (mail, whatsapp, framateam…) permettent au travail de se poursuivre, même entre des rencontres.
Les réseaux sociaux ou forums de discussion favorisent également les réseaux de communication. Ce réseau peut avoir une structuration en canaux avec des sous-groupes, ou une distinction entre adhérents et administrateurs.
(fiche?)
Liens
-Informer (fiche REPI)
Interpole : Maintenir la dynamique entre 2 réunions
Listes de diffusionmettre lien vers outil MAIL CHIMP
Liste de discussion
Framateam, whatsapp,discord
framagroupes
Réseau intranet, ou forum de discussion
réseau social ou autre pour garder le lien (Charlotte), le réseau social peut avoir des canaux pour des sous groupes ou pour les adhérents vs administrateurs

Jusqu’au bout

Prendre le tempe de faire le bilan

Temps d’évaluation de formations ou rencontres
OUTILS d’EVALUATION :
Pepitetrato
Je garde je jette
Matrice à améliorer/A conserver/A jetter
Histoire du futur (carte faire ensemble)

Valoriser, célébrer le travail fourni ensemble

Vous vous demandez comment rendre visible ou valoriser l’expérience commune ?
De nombreux outils en numérique ou non existent.
Ceux-ci vont du simple bilan de réunion, de fin d’événement, qui doit être rendu accessible (via site Internet ou newsletter) à l’exposition d’un travail réalisé collectivement. Chaque réussite peut être fetée par un événement festif annuel. Le compre-rendu de réunion en soit peut être vu comme un remerciement du travail fait.
Un travail sur la mémoire individuelle et collective peut permettre la préservation des liens.

---