# **Comment communiquer à distance pour améliorer les collaborations ? ** ## Quel est votre intérêt à travailler sur ce sujet ? Alexandre : Guideline permettant d'établir les fondements d'une communication collective Nathalie : Utiliser directement avec la communauté que j'anime. Nicolas : Améliorer ma pratique Format distanciel ? ou également au format Mixte ? Centraliser les informations - qui fait quoi ? - facilité l'accès à l'information - réduire les délais de réflexions - Communication ou Coordination ? A l'intérieur d'un groupe qui collabore - nécessité d'une coordination. Nathalie : quelqu'un.e qui n'est pas en réunion, comment il récupère les infos? / Comment faire de la vie entre les personnes et faire avancer les projets en dehors des communications cadrées / Quand tu es animateur tu passes ton temps à planifier et anticiper des temps chronophages, faciliter la coordination par la communication Mélanie : Coordonner différents groupes sur différents sujets, comment faire pour continuer de collaborer à distance et que toutes les personnes puissent avoir accès à distance à ces informations. Romain : idée d'avoir des Pop'up - liens d'outils à mobiliser/utiliser pour différentes étapes d'un projet de collaboration - processus et liste d'outils - méthode de travail collaboratif pour que tout le monde s'y retrouve / moyens de communication à utiliser - chronologie du projet - ## **Définition du POP COM** ● Qu’allez-vous produire ensemble ? *** " Comment communiquer à distance pour améliorer les collaborations ? "*** ● Quel est votre “cible” ? A qui cela va-t-il être utile ? Personnes qui ont la charge d'organiser une communication à distance au sein d'un groupe ● Qu’est-ce que chacun imagine concrètement comme “livrable” final ? * ○ Quelle forme ? Texte, images, audio, vidéos, mix de plusieurs formes * ○ Quelle ambition ? * ■ quelle disponibilité pour chacun.e * ■ taille et ampleur de votre production * ■ Quelle serait la plus petite production possible ? * * ● Quel “ton” allez-vous employer ? Académique, fun, ironique, déjanté… Rendu synthétique, visuel et chouette / attrayant * ● Sous quel angle allez-vous traiter ce vaste sujet ? * * - Sous l'angle de la synchronisation des informations dans le temps avec le groupe * * ● Comment allez-vous rendre visible votre POP (outil technique, méthodologique,...) ? Comment allez-vous le présenter dans le cadre d’Animacoop (animation) ? * ● Toute autre question est bienvenue * * * **Vendredi 10 novembre - POP - Temps 2** * * **[]Réunions en visio[]** * - 21/11 de 17h à 18h [https://conf.scop.org/b/nic-7ew-kkg](https://conf.scop.org/b/nic-7ew-kkg) * - 29/11 de 15h30 à 16h30 [https://conf.scop.org/b/nic-7ew-kkg](https://conf.scop.org/b/nic-7ew-kkg) * - 07/12 de 15h à 16h[https://conf.scop.org/b/nic-7ew-kkg](https://conf.scop.org/b/nic-7ew-kkg) * - 13/12 de 9h30 à 10h [https://conf.scop.org/b/nic-7ew-kkg](https://conf.scop.org/b/nic-7ew-kkg) * 1. Circonscrire le projet 1. Modalités de travail 1. Définir le pré-plan du livrable * * Livrable final : un document partageable sur les réseaux sociaux ; - Linkedin - type PPT- synthétique et visuel - carte mentale ; * Proposition de le faire en CC - By - SA A quelle difficulté je fais face quand je cherche à faire communiquer un groupe collaboratif ? * **Romain **: Beaucoup de temps et d'énergie mobilisé pour la rédaction de communications inefficaces (CR non lu, plan d'actions non suivi par les acteur.ice.s, ...) * Beaucoup de temps et d'énergie sur des activités chronophages - documents collaboratifs non suivis et non lu - trouver des modes de communication pour servir le collectif et le projet * - Réduire les CR ? CR Flash ? * - CR plus exhaustif ? * Gagner en efficience sur les livrables - Gare centrale pour la suite du projet * * **Pistes :** * - Utiliser des canaux efficients en fonction des contextes de groupes (taille, géographie, 4 niveaux d'implication, ...). Lister les canaux possibles (mails, WhatsApp, ...) / Définir les outils collaboratifs qui seront utilisés dans le projet et s'assurer que chacun des membres soit familier avec les outils choisis. * - Acculturer les personnes aux usages en fonction des besoins (sondage de date sur WhatsApp par exemple). * - Identification de la com et accompagnement à l'acculturation et s'assurer que les moyens conviennent Avoir une page pour cette acculturation (autoriser le rétro pédalage si la communication ne fonctionne pas). * - Page new comer * - Envisager une gare centrale * - S'accorder un consentement sur les utilisations des canaux - Accord de groupes * - Accompagner et former des personnes à l'écriture collaborative (via un exercice sur un CR collaboratif) * - Définir des rôles au sein du groupe vis à vis de l'utilisation des outils/canaux (écriture/relecture/diffusion/synthèse ...) Responsabiliser au sein du groupe. * - Se mettre d'accord sur l'objectif du compte-rendu (exhaustif, relevé de décision, informations), voire faire deux documents différents, pour deux objectifs différents * - Utiliser un outil de suivi des actions (style focalboard) * - Mettre le CR directement dans le courriel et non pas dans un fichier joint. Réduire la taille du CR et "forcer" / inviter à la lecture // Ne noter que les décisions, points saillants de la réunion dans le corps du mail + CR en PJ ou sur bdd// Garder le même objet du message pour créer/afficher une conversation avec l'ensemble des CR des mails adressés * - Plan d'actions : déterminer dans la réunion les moments de travail hors réunion, que les référents peuvent avoir pour réaliser des restitutions/synchronisation du plan d'actions * - Plan d'actions : clarifier les attendus en dehors des réunions * - Plans d'actions : suivre les objectifs fixés en amont et les adapter dans le temps en fonction de l'avancé des travaux du groupe. * Faut-il rédiger un compte-rendu ? * Pour la suite du livrable : Faire une **« roue » **avec différentes pistes soulevées * Intégrer les accords de groupe dans la communication * **Nathalie **: Synchronisation : Partager des actions ; Trouver une date ; Travailler sur un même document (y compris Mind map) ; Avoir un format CR que les gens pas là aient envie de lire * Pistes : * Avoir un template de CR coloré / attrayant et adaptable et mettre en place la co-écriture en séance pour faciliter l'appropriation * Voir comment fonctionne focalboard pour les actions (outil suggéré dans le module 6). * Se coordonner sur les canaux de communication (voir idée de Romain) * * ***Marion ****: Difficulté à créer un lien pour l'engagement / la dynamique, notamment au début. Quantifier l'engagement des personnes lorsque la communication se fait à distance.* * *Pistes :* * *- Développer une matrice des 4 niveaux d'implication, type base Excel, à l'attention des animateur.ice.s pour faciliter la gestion d'animation de communauté ou de projets en réseau* * *- Aller vers des membres en personnalisant les requêtes* * *- Comprendre le "pourquoi" des personnes pour participer dans ce groupe* * * ***Alexandre ****: Comment adapter les messages (communication orale/écrite) pour développer un engagement collectif au sein du groupe ?* * *Message/communication de l'animateur pour embarquer le groupe dans le projet collectif.* * *Pistes :* * *- Alexandre, s'agit-il ici de la posture de l'animateur.ice et de l'essence du projet? Dans ma compréhension on est à la croisé avec la construction du projet lui même. Qu'est ce qu'on construit communément? Où est ce qu'on souhaite aller ensemble? Est-on sûr au départ que les cibles / participant.e.s souhaitent participer au projet? Ou est ce qu'on ne construit pas le projet pour eux au lieu de le construire communément? En soit, comment construire un projet collaboratif? Bref, je suis parti un peu loin mais c'est pas clair pour moi. * * * Pistes de reformulation (Alexandre + Marion) : Comment créer de l'engagement au sein d'un projet collaboratif à travers la communication ? Comment embarquer de nouveaux membres au sein du projet ? Quels outils/techniques de communication utiliser ? * Comment créer de l'engagement via la communication au sein d'un projet coopératif ? * * **Mélanie **: Retrouver les informations pertinentes dans les différents canaux (mails, slack, CR, Drive, Whatsapp) * Reformulation : Trouver et retrouver les informations pertinentes, d'autant plus en travail asynchrone. On a tendance à multiplier les canaux. Réfléchir à l'usage qu'on fait des différents canaux. * Mélanie : Se retrouver via différents canaux quand on est en asynchrone. Problème : Multiplication des canaux ou des e-mails. Une centaine d'emails par jour ; difficile de récupérer les informations. * Pistes : * - Mettre en place une fiche de bonne utilisation des canaux de com -> similaire à la méthodo de l'accord de groupe * - S'entendre en amont sur le niveau de détails attendus (juste un relevé de décision ou bien tous les échanges doivent être pris en note ?) * - Outil Zammad. C'est un service d'assistance gratuit ou un système de suivi des problèmes. Il offre la connexion de divers canaux comme le courrier électronique, le chat, le téléphone, Twitter ou Facebook. * - Mise en place d'une FAQ pour répondre aux questions basiques et vers laquelle renvoyer * - Ajouter des commentaires dans une signature de courriel (ex: Noter que cet email ne demande pas de réponse) * - Mise en place de règles de tri à la réception des courriels, demande une gestion de la répartition des courriels entrants -> Options de réglage dans la boite mail. * - Création d'une gare centrale pour stocker les informations, mails, autres. * * * **Nicolas **: Connaissances inégales dans un groupe sur un même sujet : cela fait perdre du temps et la cohérence aux discussions (ré-explications, mauvaises questions, incompréhensions). * Reformulation : différents groupes animés : beaucoup de mouvement et de turn over. Tous les participant.e.s ne sont pas toujours présents (enjeux ou points techniques (outils utilisés pour travailler en asynchrone BBB ou Nextcloud)). * Quelle place pour ces personnes ? Pblematique de ralentir l'ensemble du groupe. * Attention et concentration inégale en fonction des participant.e.s. * Pistes : * - Proposer des temps annexes en petit comité ou des ressources complémentaires pour aligner les connaissances -> Gare centrale * - Proposer un moment de mise à niveau collectif où les niveaux de connaissances sont variés (e.g. petits groupes mixtes, technique de l'escargot) * - Idée de frigo pour poser des points annexes à plus tard, permettant de ne pas ralentir le groupe. * - Poser immédiatement une question quand incompréhension : déterminer un rôle "assistance technique" dans les réunions. Personne à contacter en priorité pour être accompagné sur un blocag, une incompréhension * - La personne en animation ne doit pas être la porte d'entrée de toutes questions lors de la réunion. * - La concentration inégale des participants : Idée du Pomodoro. Limiter à 1,5 h autant que possible; sinon 30min ou 60min * - Processus d'arrivée pour tout nouvelleau ; document d'accueil * - Compte-rendu de 5min dans la gare centrale sous format vidéo ou podcast ! * * Avant - Pendant - Après ## Réunion du 21/11 ### Ordre du jour * - Revue des avancées de chacun.e * - Projection pour la suite * - Répartition du travail * - Définition des objectifs de la réunion du 29/11 Constat : Pas tout le monde n'a eu le temps d'avancer par rapport aux objectifs qui avaient été définis pour cette première réunion. On a du mal à voir où on veut aller pour se lancer à avancer. On peut se mettre la barre un peu moins haut, et voir ce qu'on arrive déjà a produire ; On se lance dans des mini co-dev d'environ 20 minutes par problématique ## Réunion du 29/11 4 personnes présentes à cette réunion Proposition : Faire un codev (Mélanie car absente prochainement) + réflexion sur le livrable pour travailler en asynchrone (par ex: Mindmap) [https://framindmap.org/abc/fr/](https://framindmap.org/abc/fr/) Format d'ici la semaine prochaine : - Analyse / shaker : via Mindmap - Nathalie - Analyse via nuage de mots - Mélanie - Proposition via chatGPT - Nicolas - CR en format audio : sur le framateam - Romain ## Réunion du 07/12 # CHATGPT : ### Romain 🚀 **Optimisation de la Communication et de la Collaboration Projet** 🚀 🔍 **Problématique identifiée :** Beaucoup de temps et d'énergie sont investis dans des communications inefficaces, avec des comptes-rendus non lus et des plans d'actions non suivis. Les activités chronophages, telles que la gestion de documents collaboratifs non suivis, entravent le progrès du collectif et du projet. 🌐 **Pistes de Solutions :** 💬 **Utilisation de canaux efficaces :** Adapter les canaux en fonction des contextes de groupes, en listant et définissant les outils collaboratifs appropriés pour chaque projet. 📅 **Acculturation aux usages :** Sensibiliser les membres aux usages, par exemple via des sondages de dates sur WhatsApp, et fournir une page d'acculturation avec possibilité de rétro-pédalage si nécessaire. 🆕 **Page Newcomer :** Créer une page d'accueil dédiée aux nouveaux membres pour faciliter leur intégration. 🚂 **Gare Centrale :** Envisager la mise en place d'une "Gare Centrale" pour stocker et organiser les informations importantes du projet. 🤝 **Consentement sur les canaux :** Établir un accord de groupe sur l'utilisation des canaux de communication. 📘 **Formation à l'écriture collaborative :** Accompagner et former les membres à l'écriture collaborative, par exemple via des exercices sur la rédaction de comptes-rendus. 🔄 **Définition des rôles :** Clarifier les rôles de chaque membre par rapport à l'utilisation des outils et canaux, en les responsabilisant au sein du groupe. 📝 **Objectif du compte-rendu :** Se mettre d'accord sur l'objectif du compte-rendu (exhaustif, relevé de décision, informations), et envisager la création de deux documents distincts pour des objectifs différents. 🎯 **Suivi des actions :** Utiliser un outil de suivi des actions, comme un tableau focalboard, pour garantir un suivi efficace des tâches. 📧 **Mise en corps du mail :** Intégrer le compte-rendu directement dans le corps du courriel pour faciliter la lecture et maintenir la cohérence des conversations. 🔄 **Plan d'actions hors réunion :** Déterminer, lors des réunions, les moments de travail hors réunion pour permettre aux référents de réaliser des restitutions et synchronisations du plan d'actions. 🚀 **Adaptation des plans d'actions :** Suivre et adapter les objectifs fixés en amont en fonction de l'avancée des travaux du groupe. ❓ **Faut-il rédiger un compte-rendu ?** Choisir judicieusement selon les besoins et les objectifs de la réunion. 🔄 **Pour la suite du livrable :** Créer une "roue" avec différentes pistes soulevées pour favoriser la créativité et l'innovation. 🔗 **Intégration des accords de groupe dans la communication pour une collaboration optimale.** 🌐💡 Comment abordez-vous ces défis dans votre équipe ? Partagez vos meilleures pratiques ! 💬🤝 #CollaborationEfficace #GestionDeProjet #Optimisation #CommunicationAsynchrone #Productivité ### MELANIE 🚀 **Optimisation de la Gestion de l'Information dans le Travail Asynchrone** 🚀 🔍 **Problème identifié :** Retrouver les informations pertinentes dans une multitude de canaux (mails, Slack, CR, Drive, WhatsApp) représente un défi, surtout en travail asynchrone. La multiplication des canaux complique la tâche de se retrouver, comme l'a souligné Mélanie. 🔄 **Reformulation du problème :** Trouver et retrouver les informations pertinentes devient une mission complexe en travail asynchrone. La prolifération des canaux accentue ce défi, nécessitant une réflexion approfondie sur l'utilisation de chacun d'entre eux. 🚧 **Problème supplémentaire :** La multiplication des canaux et des e-mails génère un flux constant, avec jusqu'à une centaine d'e-mails par jour, rendant difficile la récupération efficace des informations. 💡 **Solutions proposées :** 📋 **Fiche de bonne utilisation des canaux :** Élaboration d'une fiche similaire à la méthodologie de l'accord de groupe, clarifiant l'usage approprié de chaque canal de communication. 🤝 **Entente préalable sur le niveau de détails :** Accord en amont sur le niveau de détails attendus dans les échanges (relevé de décision vs. notes détaillées). 🛠️ **Outil Zammad :** Utilisation de Zammad, un service gratuit d'assistance et de suivi des problèmes, centralisant les communications de divers canaux. 📘 **FAQ :** Mise en place d'une FAQ pour répondre aux questions basiques, offrant un point de référence pour les membres du groupe. 📝 **Commentaires dans les signatures :** Ajout de commentaires dans les signatures des courriels, indiquant clairement si une réponse n'est pas nécessaire. 🔄📬 **Règles de tri :** Établissement de règles de tri à la réception des courriels pour une gestion plus efficace du flux entrant, avec des options de réglage dans la boîte mail. 🚂 **Gare centrale :** Création d'une "Gare Centrale" dédiée pour stocker et organiser les informations, e-mails, et autres documents pertinents. Ces solutions visent à simplifier la gestion de l'information, à minimiser les pertes de données, et à rendre le travail asynchrone plus fluide. Comment abordez-vous ces défis dans votre équipe ? Partagez vos meilleures pratiques ! 💬🔍 #GestionDeLInformation #TravailAsynchrone #Productivité #Collaboration #Optimisation ->** Voici les conseils de ChapGPT pour le problème de Mélanie **: « Travailler de manière collaborative de façon asynchrone peut présenter des défis, mais avec une bonne organisation et des outils adaptés, cela peut être très efficace. Voici quelques conseils pour travailler collaborativement de manière asynchrone : 1. **Choisissez les bons outils :** Utilisez des plateformes et des outils de collaboration en ligne adaptés à votre équipe. Des outils tels que Slack, Microsoft Teams, Trello, Asana, Google Workspace, et d'autres peuvent faciliter la communication et la gestion des projets. 1. **Établissez des attentes claires :** Définissez des règles et des attentes claires pour la communication asynchrone au sein de votre équipe. Cela inclut les délais de réponse attendus, les canaux de communication préférés, et les normes pour la documentation des informations. 1. **Utilisez un système de gestion de tâches :** Un outil de gestion de tâches permet de suivre les responsabilités individuelles et collectives. Assignez des tâches, définissez des échéances et utilisez des tableaux de bord pour visualiser l'avancement. 1. **Favorisez la transparence :** Partagez autant d'informations que possible de manière transparente. Utilisez des espaces de stockage en ligne, comme Google Drive ou Dropbox, pour partager des documents de travail et des ressources. 1. **Documentez les processus :** Créez des guides ou des documents décrivant les processus clés de votre équipe. Cela aide les membres à comprendre comment travailler de manière efficace et uniforme. 1. **Réunions asynchrones :** Si nécessaire, remplacez certaines réunions en temps réel par des discussions asynchrones. Utilisez des outils de collaboration qui permettent des échanges de messages et de commentaires à des moments différents. 1. **Hiérarchisez la communication :** Utilisez des canaux spécifiques pour des types de communication différents. Par exemple, réservez les e-mails pour les informations formelles et les outils de messagerie instantanée pour les discussions plus rapides. 1. **Définissez des plages horaires pour la disponibilité :** Indiquez clairement les heures auxquelles vous êtes disponibles pour des échanges en temps réel, ce qui aide à gérer les attentes en matière de délais de réponse. 1. **Encouragez la responsabilisation :** Chaque membre de l'équipe doit être responsable de ses tâches assignées. Un suivi régulier des progrès et des mises à jour permet de garantir que tout le monde reste sur la bonne voie. 1. **Favorisez la communication ouverte :** Encouragez les membres de l'équipe à poser des questions, à partager des idées et à demander des clarifications. Une communication ouverte contribue à éviter les malentendus. 1. **Soyez concis et clair dans vos communications :** Étant donné que la communication est écrite, assurez-vous d'exprimer vos idées de manière concise et claire. Utilisez des titres, des listes à puces et des paragraphes courts pour faciliter la lecture. En suivant ces conseils, vous pouvez créer un environnement de travail collaboratif asynchrone efficace pour votre équipe, quel que soit son emplacement géographique. » ### **Nicolas** 🚀 **Optimisation de l'Engagement dans les Projets Collaboratifs** 🚀 🔍 **Problème identifié :** Les disparités de connaissances au sein d'un groupe sur un même sujet génèrent des pertes de temps, des discussions incohérentes et des incompréhensions. Animant plusieurs groupes, je fais face à des mouvements fréquents et un turn-over, ce qui pose des défis en termes de présence, en particulier sur des points techniques comme l'utilisation d'outils asynchrones tels que Big Blue Button ou Nextcloud. L'inégalité d'attention et de concentration parmi les participants est également une préoccupation. 💡 **Solutions proposées :** 🔄 **Temps annexes et ressources complémentaires :** Création d'une "Gare Centrale" pour des sessions en petit comité afin d'aligner les connaissances. 🚀 **Mise à niveau collective :** Proposition de sessions où les niveaux de connaissances variés sont pris en compte, utilisant des petits groupes mixtes ou la technique de l'escargot. 🧊 **Idée du frigo :** Introduire un mécanisme pour poser des questions ou des points annexes à discuter ultérieurement, évitant ainsi de ralentir le groupe principal. ❓ **Rôle d'assistance technique :** Attribution d'un rôle spécifique pour répondre immédiatement aux incompréhensions, offrant un accompagnement personnalisé. 🚪 **Déléguer les questions :** Éviter que la personne en animation soit la seule porte d'entrée pour les questions lors des réunions. 🍅 **Technique Pomodoro :** Limiter la durée des sessions à 1h30 au maximum, préférant des intervalles de 30 à 60 minutes pour maintenir une concentration homogène. 🔄📚 **Processus d'arrivée et document d'accueil :** Définir un processus structuré pour l'intégration des nouveaux participants, incluant un document d'accueil. 📹🎙 **Compte-rendu vidéo/podcast de 5 min :** Réaliser un résumé succinct dans la Gare Centrale sous format vidéo ou podcast pour maximiser la compréhension. Ces solutions visent à créer un environnement plus inclusif, à faciliter l'alignement des connaissances et à optimiser le temps de chacun dans nos projets collaboratifs. Comment abordez-vous ces défis dans vos équipes ? Partagez vos expériences ! 💬🤝 #Collaboration #EngagementCollectif #GestionDeProjet #Productivité #Innovation ### Alexandre Voici les conseils de ChatGPT pour la problématique d'Alexandre : **Créer de l'engagement au sein d'un projet collaboratif à travers la communication est essentiel pour motiver les membres et assurer leur participation active. ** Voici quelques conseils pour y parvenir : 1. []Créez une vision claire[] : Communiquez la vision et les objectifs du projet de manière claire et inspirante afin de susciter l'engagement des membres. Faites en sorte qu'ils comprennent l'importance du projet et les avantages de leur contribution. 1. []Communiquez régulièrement[] : Maintenez une communication régulière avec les membres pour les tenir informés des avancées du projet, des décisions prises et des prochaines étapes. Utilisez des outils tels que des réunions régulières, des mises à jour par e-mail ou des plateformes de communication en ligne. 1. []Encouragez la participation active[] : Impliquez activement les membres dans les discussions et les prises de décisions liées au projet. Valorisez leurs idées et donnez-leur des responsabilités spécifiques pour stimuler leur engagement. 1. []Favorisez la transparence[] : Assurez-vous que les informations importantes sont partagées de manière transparente avec tous les membres. Cela favorisera un environnement de confiance et encouragera une participation plus engagée. 1. []Créez un sentiment d'appartenance[] : Développez un esprit d'équipe et un sentiment d'appartenance en encourageant les échanges informels entre les membres. Organisez des activités sociales, des événements virtuels et créez un espace en ligne pour faciliter les interactions et le partage d'idées. **Pour embarquer de nouveaux membres au sein du projet, utilisez les techniques suivantes :** 1. []Présentez le projet avec enthousiasme[] : Mettez en valeur les aspects intéressants et attrayants du projet lors de vos communications pour attirer de nouveaux membres. Montrez-leur les opportunités de croissance et d'apprentissage qu'ils pourront trouver en y participant. 1. []Simplifiez l'intégration []: Fournissez aux nouveaux membres toutes les informations et les ressources nécessaires pour qu'ils puissent facilement comprendre le projet et s'y intégrer rapidement. Organisez des séances de formation ou de mentorat si nécessaire. 1. []Offrez des responsabilités claires[] : Donnez aux nouveaux membres des responsabilités précises et significatives dès le début pour qu'ils se sentent impliqués et importants pour le projet. Veillez à ce qu'ils aient un rôle défini et qu'ils comprennent comment leur contribution peut apporter de la valeur ajoutée. **En ce qui concerne les outils/techniques de communication, voici quelques suggestions :** 1. []Plateformes de communication en ligne[] : Utilisez des outils tels que Slack, Microsoft Teams ou Google Workspace pour faciliter la communication entre les membres du projet. Créez des canaux dédiés aux discussions sur le projet, à la collaboration et aux mises à jour. 1. []Réunions virtuelles[] : Organisez régulièrement des réunions en ligne pour discuter des avancées du projet, poser des questions, partager des idées et résoudre les problèmes. Utilisez des outils de visioconférence tels que Zoom ou Microsoft Teams. 1. []Outils de gestion de projet []: Utilisez des outils de gestion de projet tels que Trello, Asana ou Jira pour suivre les tâches, les délais et les responsabilités de chaque membre. Cela facilitera la communication et la collaboration autour des différentes activités du projet. 1. []Newsletters ou mises à jour régulières[] : Envoyez des newsletters ou des mises à jour régulières par e-mail pour tenir les membres informés des dernières nouvelles, des progrès réalisés et des prochaines étapes du projet. N'oubliez pas d'adapter ces conseils et outils en fonction des besoins spécifiques de votre projet et des membres impliqués. Second test ChatGPT - plus concis : **Comment créer de l'engagement via la communication au sein d'un projet coopératif ?** Réponse apportée : La communication joue un rôle essentiel dans la création de l'engagement au sein d'un projet coopératif. Voici quelques conseils pour favoriser une communication efficace et engager les membres du projet: 1. []Établir des objectifs clairs[]: Assurez-vous que tous les membres du projet comprennent les objectifs et les attentes du projet. Définissez des résultats attendus et des indicateurs de réussite pour que chacun sache ce qui est attendu de lui. 1. []Communiquer régulièremen[]t: Organisez des réunions régulières pour partager des informations importantes, discuter des progrès et des défis rencontrés. Utilisez également des outils de communication en ligne tels que des messageries instantanées ou des plateformes de collaboration pour maintenir une communication continue. 1. []Favoriser une communication ouverte et encourageante[]: Encouragez les membres du projet à exprimer leurs idées, leurs préoccupations et leurs suggestions. Créez un environnement sûr et ouvert où chacun se sent à l'aise pour partager ses opinions et ses idées. 1. []Utiliser des canaux de communication adaptés[]: Choisissez les canaux de communication appropriés en fonction des besoins du projet. Utilisez des e-mails, des appels téléphoniques, des réunions en personne ou des outils de collaboration en ligne en fonction de la situation. 1. []Valoriser les contributions des membres[]: Reconnaître et valoriser les contributions des membres du projet est essentiel pour favoriser leur engagement. Cela peut être fait à travers des remerciements publics, en mettant en avant leurs réalisations ou en offrant des opportunités de développement professionnel. 1. []Encourager la collaboration et l'échange d'idées[]: Favorisez la collaboration entre les membres du projet en encourageant les discussions et les échanges d'idées. Organisez des sessions de brainstorming, des réunions de partage d'expériences ou des groupes de travail pour encourager la participation de tous. 1. []Pratiquer une communication transparente[]: Soyez transparent dans la communication des informations cruciales et des décisions prises. Assurez-vous que tous les membres sont informés des développements importants et qu'ils comprennent les raisons qui sous-tendent les décisions prises. En suivant ces conseils, vous pourrez créer un environnement de communication efficace et engager les membres du projet coopératif à atteindre les objectifs fixés. ..... ## Shaker POP ### Compte-rendus, plans d'action et documents produits par le collectif / Comment mobiliser les canaux au service de la communication du collectif Romain 🔍Problèmes * Romain : Beaucoup de temps et d'énergie mobilisé pour la rédaction de communications inefficaces (CR non lu, plan d'actions non suivi par les acteur.ice.s, ...) * Beaucoup de temps et d'énergie sur des activités chronophages - documents collaboratifs non suivis et non lu - trouver des modes de communication pour servir le collectif et le projet * Nathalie : Synchronisation : Partager des actions ; Trouver une date ; Travailler sur un même document (y compris Mind map) ; Avoir un format CR que les gens pas là aient envie de lire * Mélanie : Retrouver les informations pertinentes dans les différents canaux (mails, slack, CR, Drive, Whatsapp). Reformulation : Trouver et retrouver les informations pertinentes, d'autant plus en travail asynchrone. On a tendance à multiplier les canaux. Réfléchir à l'usage qu'on fait des différents canaux. * Mélanie : Multiplication des canaux ou des e-mails. Une centaine d'emails par jour ; difficile de récupérer les informations. 💡Pistes #### Trouver une date de réunion ? #### Compte-rendus * Taille : - Réduire les CR ? CR Flash ? - CR plus exhaustif ? - S'entendre en amont sur le niveau de détails attendus (juste un relevé de décision ou bien tous les échanges doivent être pris en note ?) * Se mettre d'accord sur l'objectif du compte-rendu (exhaustif, relevé de décision, informations), voire faire deux documents différents, pour deux objectifs différents * Mettre le CR directement dans le courriel et non pas dans un fichier joint. Réduire la taille du CR et "forcer" / inviter à la lecture // Ne noter que les décisions, points saillants de la réunion dans le corps du mail + CR en PJ ou sur bdd// Garder le même objet du message pour créer/afficher une conversation avec l'ensemble des CR des mails adressés * Faut-il rédiger un compte-rendu ? * Avoir un template de CR coloré / attrayant et adaptable et mettre en place la co-écriture en séance pour faciliter l'appropriation * Compte-rendu de 5min dans la gare centrale sous format vidéo ou podcast ! #### Accord de groupe * Intégrer les accords de groupe dans la communication * Canaux * Utiliser des canaux efficients en fonction des contextes de groupes (taille, géographie, 4 niveaux d'implication, ...). Lister les canaux possibles (mails, WhatsApp, ...) / Définir les outils collaboratifs qui seront utilisés dans le projet et s'assurer que chacun des membres soit familier avec les outils choisis. * S'accorder un consentement sur les utilisations des canaux - Accord de groupes * Reformulation : Trouver et retrouver les informations pertinentes, d'autant plus en travail asynchrone. On a tendance à multiplier les canaux. Réfléchir à l'usage qu'on fait des différents canaux. * Mélanie : Se retrouver via différents canaux quand on est en asynchrone. * Mettre en place une fiche de bonne utilisation des canaux de com -> similaire à la méthodo de l'accord de groupe * Outil Zammad. C'est un service d'assistance gratuit ou un système de suivi des problèmes. Il offre la connexion de divers canaux comme le courrier électronique, le chat, le téléphone, Twitter ou Facebook. * Mise en place de règles de tri à la réception des courriels, demande une gestion de la répartition des courriels entrants -> Options de réglage dans la boite mail. * Se coordonner sur les canaux de communication (voir idée de Romain) * Ajouter des commentaires dans une signature de courriel (ex: Noter que cet email ne demande pas de réponse) #### Actions * Utiliser un outil de suivi des actions (style focalboard) * Voir comment fonctionne focalboard pour les actions (outil suggéré dans le module 6). * Plan d'actions : déterminer dans la réunion les moments de travail hors réunion, que les référents peuvent avoir pour réaliser des restitutions/synchronisation du plan d'actions * Plan d'actions : clarifier les attendus en dehors des réunions * Plans d'actions : suivre les objectifs fixés en amont et les adapter dans le temps en fonction de l'avancé des travaux du groupe. #### Gare centrale * Gagner en efficience sur les livrables - Gare centrale pour la suite du projet * Envisager une gare centrale * Création d'une gare centrale pour stocker les informations, mails, autres. #### Acculturation * Formations : Acculturer les personnes aux usages en fonction des besoins (sondage de date sur WhatsApp par exemple). * Communication : Identification de la com et accompagnement à l'acculturation et s'assurer que les moyens conviennent Avoir une page pour cette acculturation (autoriser le rétro pédalage si la communication ne fonctionne pas). * Page new comer * Processus d'arrivée pour tout nouvelleau ; document d'accueil * Accompagner et former des personnes à l'écriture collaborative (via un exercice sur un CR collaboratif) * Mise en place d'une FAQ pour répondre aux questions basiques et vers laquelle renvoyer #### Rôles * Définir des rôles au sein du groupe vis à vis de l'utilisation des outils/canaux (écriture/relecture/diffusion/synthèse ...) Responsabiliser au sein du groupe. ### Engagement des participants / Comment engager et faire vivre le collectif Nathalie 🔍Problèmes Marion : Difficulté à créer un lien pour l'engagement / la dynamique, notamment au début. Quantifier l'engagement des personnes lorsque la communication se fait à distance. Alexandre : Comment adapter les messages (communication orale/écrite) pour développer un engagement collectif au sein du groupe ? - Alexandre, s'agit-il ici de la posture de l'animateur.ice et de l'essence du projet? Dans ma compréhension on est à la croisé avec la construction du projet lui même. Qu'est ce qu'on construit communément? Où est ce qu'on souhaite aller ensemble? Est-on sûr au départ que les cibles / participant.e.s souhaitent participer au projet? Ou est ce qu'on ne construit pas le projet pour eux au lieu de le construire communément? En soit, comment construire un projet collaboratif? Bref, je suis parti un peu loin mais c'est pas clair pour moi. 💡Pistes * Développer une matrice des 4 niveaux d'implication, type base Excel, à l'attention des animateur.ice.s pour faciliter la gestion d'animation de communauté ou de projets en réseau * Aller vers des membres en personnalisant les requêtes * Comprendre le "pourquoi" des personnes pour participer dans ce groupe * Message/communication de l'animateur pour embarquer le groupe dans le projet collectif. * Utiliser les 3 niveaux d'intention de Claire Rosart) (module 1) ### Connaissances et concentration des participants / Comment synchroniser le collectif Alexandre 🔍Problèmes Nicolas : Connaissances inégales dans un groupe sur un même sujet : cela fait perdre du temps et la cohérence aux discussions (ré-explications, mauvaises questions, incompréhensions). Reformulation : différents groupes animés : beaucoup de mouvement et de turn over. Tous les participant.e.s ne sont pas toujours présents (enjeux ou points techniques (outils utilisés pour travailler en asynchrone BBB ou Nextcloud)). Quelle place pour ces personnes ? Pblematique de ralentir l'ensemble du groupe. Attention et concentration inégale en fonction des participant.e.s. 💡Pistes #### Gare centrale #### Temps dédiés * Proposer des temps annexes en petit comité ou des ressources complémentaires pour aligner les connaissances -> Gare centrale * Proposer un moment de mise à niveau collectif où les niveaux de connaissances sont variés (e.g. petits groupes mixtes, technique de l'escargot) #### Frigo * Idée de frigo pour poser des points annexes à plus tard, permettant de ne pas ralentir le groupe. #### Rôles * Poser immédiatement une question quand incompréhension : déterminer un rôle "assistance technique" dans les réunions. Personne à contacter en priorité pour être accompagné sur un blocag, une incompréhension * La personne en animation ne doit pas être la porte d'entrée de toutes questions lors de la réunion. #### Pomodoro * La concentration inégale des participants : Idée du Pomodoro. Limiter à 1,5 h autant que possible; sinon 30min ou 60min 07/12 - Problématiques : 1. Les canaux au service de la communication ! (Romain) 2. Engagements (valeurs) / Implications (présence/force de travail) / Intentions des participants au sein du projet (Nathalie) * 3 intentions - module 1 pour l'engagement des participants * Posture de l'animateur à interroger sur l'intention du projet 3. Evolution \& Synchronisation du collectif (Alexandre) * Fiche nouveau Arrivant - FAQ * 4.Image ( Nicolas) 5 à 10 idées clés - * * 1. Comment mobiliser les canaux au service de la communication du collectif * 2. Comment engager et faire vivre le collectif * 3. Comment synchroniser le collectif/ Aligner un groupe en évolution / Faire un évoluer un groupe * * * CR du 07/12/23 15h - 16h * Présent.e.s : Alexandre, Nathalie, Nicolas, Romain * Discussion autour de la matière apporté par les tâches individuelles d'intersession : nuage de mot, chat gpt, shaker, cr audio. * Définition de 3 thématiques principales sur lesquelles nous allons condenser les différents points soulevés tout au long du POP pour en extraire des informations synthétiques et communicables sous forme de post LinkedIn par exemple : * - Les canaux au service de la communication - Romain * - Intentions des participants au sein du projet - Nathalie * - Harmonie et évolution dans le collectif - Alexandre * - Nicolas se chargera d'illustrer ces 3 thématiques * Prochaine réunion de 30min le mercredi 13/12 de 9h30 à 10h * * Intentions des participants au sein du projet (Nathalie) * J'ai récupéré des éléments de production ChatGPT et j'ai intégré les intentions de Claire Rosart (voir Module 1). Pour faire un truc à la sauce LinkedIn : * * * 🚀 Optimisation de l'Engagement dans les Projets Collaboratifs 🚀 * * 🔍 Créer de l'engagement au sein d'un projet collaboratif à travers la communication est essentiel pour motiver les membres et assurer leur participation active. * * Voici quelques conseils pour y parvenir : * * 📌 Clarifiez les intentions : utilisez les 3 niveaux d'intention de Claire Rosart pour expliciter l'intention du projet, s'accorder sur les interactions entre les participants avec l'intention sociale et amener les participants à clarifier leurs propres intentions personnelles vis à vis du projet. * * 📢 Communiquez régulièrement : Maintenez une communication régulière avec les membres pour les tenir informés des avancées du projet, des décisions prises et des prochaines étapes. Utilisez des outils tels que des réunions régulières, des mises à jour par e-mail ou des plateformes de communication en ligne. * * 👨‍👩‍👧‍👧 Encouragez la participation active : Impliquez activement les membres dans les discussions et les prises de décisions liées au projet. Valorisez leurs idées et donnez-leur des responsabilités spécifiques pour stimuler leur engagement. * * 🙂Favorisez la transparence : Assurez-vous que les informations importantes sont partagées de manière transparente avec tous les membres. Cela favorisera un environnement de confiance et encouragera une participation plus engagée. * * 🍭Créez un sentiment d'appartenance : Développez un esprit d'équipe et un sentiment d'appartenance en encourageant les échanges informels entre les membres. Organisez des activités sociales, des événements virtuels et créez un espace en ligne pour faciliter les interactions et le partage d'idées. Ces solutions visent à créer un environnement plus inclusif, à faciliter l'alignement des connaissances et à optimiser le temps de chacun dans nos projets collaboratifs. Comment abordez-vous ces défis dans vos équipes ? Partagez vos expériences ! 💬🤝 #3intentions #Collaboration #EngagementCollectif #GestionDeProjet #Innovation * ## Les canaux au service de la communication - Romain 🚀 **Les canaux au service de la communication **🚀 🤝 **Définir collectivement les canaux pertinents à la vie du groupe ** * - **Accords de groupe**, définir collectivement le fonctionnement du groupe en termes de communication, des rôles de chaque membre et des canaux utilisés en fonction des usages. * - **Autoriser les ajustements**, si un canal de communication était jugé impertinent par rapport aux objectifs et usages, il est possible d'en changer ou de l'ajuster en accompagnant cette opération pour ne pas perdre le collectif. 📝 **Centraliser les informations clés pour faciliter le suivi des membres ** * - **Gare centrale**, l'instauration d'une gare centrale permettra aux membres et nouveaux.elles arrivant.e.s de trouver les informations et contenus clés du projet. * - **Comptes Rendus innovants et synthétiques**, co-rédiger les comptes rendus lors des temps de réunions collectifs via un pad commun, rédiger des comptes rendus de 2 pages maximum pour synthétiser les informations, proposer des formats de CR innovants via de courts audio ou vidéo voire par des formats colorés qui attireront l'attention des membres du collectif, rédiger les éléments clés dans le courriel d'envoi du CR. 🎯 **Assurer une bonne répartition des rôles et des actions ** * - **Suivi des objectifs et actions définis lors des intersessions**, suivre et adapter les objectifs fixés en amont en fonction de l'avancée des travaux du groupe, la méthode AGILE peut faciliter le fonctionnement collectif. * - **Clarifier les rôles de chaque membre** par rapport à l'utilisation des outils et canaux, en les responsabilisant au sein du groupe. 💡 **Acculturer les membres du collectif à la bonne utilisation des canaux de communication ** * - **FAQ des canaux**, n'étant pas tou.te.s égaux face à l'utilisation des outils de communication, l'élaboration d'une FAQ permettra d'accompagner le collectif aux multiples optionalités des canaux défini par le collectif. * ** **- **Formation à l'écriture collaborative**, accompagner et former les membres à l'écriture collaborative, par exemple via des exercices sur la rédaction de comptes-rendus. * - **Accueillir les nouveaux.elles arrivant.e.s**, processus d'arrivée pour tout nouveau.elle via un document d'accueil. 💬🤝 Comment abordez-vous ces défis dans votre collectif ? Partagez vos meilleures pratiques ! **#CollaborationEfficace #GestionDeProjet #Optimisation #CommunicationAsynchrone ** * --> **Comment Synchroniser le groupe ?** (Alexandre) * •Assurer une accessibilité de l’information partagée ( Gare centrale - Outils numériques partagés et récurrence des notifications annoncées, présentation de l’architecture des archives partagées) * •Etablir des objectifs communs, des attentes claires, des rôles et missions confiées au sein du groupe, co-construction d’un rétroplanning d’actions à réaliser autour du projet. * •Définir collectivement le cadre ( Communication ouverte et constante, transparence, respect, écoute active) * •Valoriser l’engagement au sein de la collaboration ( Kit Intégration - Fiche nouvel arrivant, présentation synthétique des livrables, retours d’expérience, montées en compétences…) ## Axes d'améliorations Par idée - proposer des repères / Techniques d'animation / outils numériques pour mettre en place cet idée ! Avoir un podcast complémentaire par post / questionnement, pour apporter du concret Faire une photo de groupe pour incarner le POP Repartir des questionnements pour aider la mise en situation du lecteur Comment gérer la présence / non présence des membres du collectif ? ex : Marion, intégration de son retour Comment présenter au groupe nos éléments de production ? A-t-on le temps de produire et 1. Les contenus qu'on a créés 1. Pistes d'amélioration 1. Notre parcours collaboratif Quel format de restitution ? 1. Rejouer les questionnements et situations 2. Restitution audio 3. Les post eux-mêmes + Des méta-cartes ou carte de vœux Restitution questionnements et situations * Mélanie : Présentation des Appropriation du sujet, "à distance" 1 minute pour décrire la situation et le sujet / le questionnement par lesquels iels sont passés. Marion et/ou Alexandre : engagement, créer du lien Nicolas : mise à niveau, intégration des nouvelles personnes Romain et/ou Nathalie et/ou Mélanie : Synchronisation, multiplication des canaux et des modes de communication