Organiser un groupe de travail


Au début du projet

Comment rassembler des personnes pour former un groupe ?

Si la thématique du projet le permet, organiser un événement public de façon à faire parler de la thématique et rameuter toutes les personnes intéressées.

L'idée serait par exemple pour créer un groupe de couture d'organiser une journée d'échange de patron, de tissus et faire des démonstrations. et faire de la pub. Il faut aussi avoir prévu un date régulière de rencontre et prendre les mails de toutes les personnes qui passent.

Et leur proposer de les inscrire sur une liste discussion. Sur la liste de discussions, il faut écrire, poser des questions etc … il faut amorcer une pompe pour que tout le monde se mette a poster et que la liste vive.

Si la thématique ne le permet pas, il faut aller chercher les personnes une par une. Être que la meilleur solution est d'essayer de cibler des personnes qui ne faut pas louper ou qu'il faut absolument dans le groupe. Essayer de les inscrire à la liste de discussion.

Quels outils ?

Il semble que l'outil le mieux maitrisé soit le mail. le forum et le wiki peuvent être des outils mais il faut fair un peu d'accompagnement. Donc le mieux est de ne pas se surcharger de travail et d'utiliser le mail comme premier outil. Au moins pour créer la dynamique ensuite ajouter d'autre outils comme le wiki.

Il est important de prendre en compte que les acteurs du groupe n'ont pas le même niveau en informatique. Il faut faire attention de ne pas les effrayer avec trop de nouveaux outils. Certains refusent les nouveautés!

L'adoption de nouveaux outils peut prendre du temps. Il faut se montrer patient.

Comment faire collaborer les personnes sur un wiki

Amorcer la pompe par l'écriture de test sur le wiki. mais il faut que le texte ne soit pas parfait, Il faut qu'il soit corrigeable / amendable avec si possible quelques fautes d'orthographe sur le texte mais aussi sur les noms des personnes.Ainsi les personnes qui le lisent, se sentent obligé de corriger/modifier et c'est le début… Le pas est franchit.

Pour permettre aux novice de se saisir de l'outil wiki, il faut prévoir une page dédié aux différentes syntaxes usuelles du wiki. Elle aidera avec un copier-coller à s'approprier l'outil.

Et toujours pour aider le novice, pourquoi pas avec un vidéo-projecteur, écrire un texte du wiki en copiant collant ce qui existe sur la page dédié. Ça peut permettre, aux débutants d'apprendre a utiliser le wiki de manière simple.


Quelques règles de base :

Quelques petites règles de base qui doivent être toujours gardées à l'esprit.

Le projet avance

Il faut montrer que le projet avance

  • Faire des points de situations très réguliers, avoir un espace commun pour garder des traces des actions faites par le groupe (compte rendu de réunion, planning des rencontres…)
  • Appeler à venir rejoindre le projet, le projet manque toujours de monde….

Motiver la communauté

  • Laisser le libre choix du travail à accomplir
  • Gratifier les contributeurs et les pousser à améliorer leur travail
  • Déléguer un maximum pour impliquer un maximum de personnes
  • Créer des moments conviviaux pour que les membres du groupe s'y sentent bien et aient envie de s'investir

Avoir beaucoup de personnes


  • Trouver une solution à chaque problème en faisant appel aux compétences de chacun et la diversité des approches
  • Quand un projet n'intéresse plus son auteur, il est de son devoir de lui trouver quelqu'un d'autre pour le reprendre.

Être ouvert

  • Réutiliser intelligemment les idées préexistantes
  • Savoir reconnaître les bonnes idées des utilisateurs aussi important que d'avoir de bonnes idées soit même.
  • Les solutions les plus innovantes arrivent quand on remet en question notre approche.

Structurer le projet intelligemment

  • Produire une structure robuste quitte à ce que le projet manque d'originalité
  • Créer une identité au Projet

comment démarrer le projet

  • Résumer en un phrase l'idée du projet (allez un petit paragraphe c'est possible). Il faut que l'idée soit claire, concise. Le choix des mots est important. Pas de mot compliqué. le but n'est pas de faire peur. Bref, il faut que l'idée soit vite comprise.
  • Mettre en place un embryon de groupe. Il est plus simple de commencer avec un tout petit groupe (trois quatre personnes) pour expliquer l'idée du projet. Comme ça ce n'est pas son projet personnel, mais c'est déjà un projet collectif.
  • L'idée est là mais pas le comment…En fait même si vous avez une très bonne idée de comment va se dérouler les opérations, il ne faut absolument pas le faire savoir. Tous les acteurs doivent se sentir décisionnaire. Et C'est très difficile quand on a rien à décider.
  • la pub: article dans la presse, opération événementielle, un site web, tout est bon pour faire connaitre votre projet …etc et a chaque fois il en faut pas hésiter à dire que vous avez besoin de monde
  • les outils: on s'en fiche. L'important n'est pas l'outil même si ça peut faciliter le travail ensemble. L'important est que tout le monde soit d'accord pour utiliser les outils. Ainsi dans certains projets l'outil de base est le crayon et la feuille de papier.

Mais pour revenir aux outils, le mail reste l'outil de mieux maitrisé, Après il y a peut être le wiki(et encore) et tout le reste demandera un accompagnement. Donc premier job mettre mettre en place une mailling-list. Il faut faire attention de ne pas imposer aux membres du groupe des outils trop complexes et qui leur demanderaient un travail supplémentaire pour les utiliser. Il faut prendre en compte les différences de niveau.

  • dynamiser le groupe. essayer de scruter des articles, des infos, des news … etc qui gravitent autour de votre sujet. faites les diffuser sur la mailing list. Ça permet d'entretenir le dynamisme du groupe.
  • soyez fainéant: mettez en évidence le boulot a faire et surtout ne vous y collez pas, laissez faire avec de temps en temps un rappel des priorités. Par contre ciblez bien les points ne devant pas être raté et préparez vous a vous y coller si personne le fait.