Séance de travail du 10/11 : **1 - Bien définir votre POP ** **Qu’allez-vous produire ensemble ?** Fiche technique, avec les questions à poser. Contextualiser les questions Arbre de décision, mindmap avec un outil collaboratif (partage, modification), ajouter des notes sur les étapes Questionner l’implicite et l’explicite, outil d’aide à la décision, argumentaire pour les décisions Autodiagnostic **Quel est votre “cible” ? A qui cela va-t-il être utile ?** Pour ceux qui analyse la demande Réponse à une commande sur une animation, bien définir une cible S’adresse à tous les porteurs de projets, facilitateurs **Qu’est-ce que chacun imagine concrètement comme “livrable” final ? Quelle forme ? Quelle ambition ? Quelle serait la plus petite production possible ?** Partir d’une mindmap qui permet de travailler, d’en faire éventuellement d’une infographie voire d’un outil d’autodiagnostic Excel Plus petite production = mindmap **Quel “ton” allez-vous employer ?** Mode d’emploi, sobre, neutre, non rédigé Enregistrements humoristiques **Sous quel angle allez-vous traiter ce vaste sujet ?** Factuel **Comment allez-vous rendre visible votre POP (outil technique, méthodologique,...) ?** Mindmap, infographie, fiche **Comment allez-vous le présenter dans le cadre d’Animacoop (animation) ?** Scénette, avec les deux niveaux compréhension. Enregistrement pour partage ensuite + une version distantiel **2 - Utiliser les méthodes Agiles pour votre POP** **Comment allez-vous gérer l’animation du groupe et de la POP ?** 2 groupes : deux dimensions individuel et collective puis mise en commun 2 groupes : un sur le fond et un sur la forme 1er sprint 2 groupes qui travaillent sur le fond : individuel et collectif puis partage des idées 2ème sprint 2 groupes qui travaillent : un sur la mise en forme du fond et un sur la mise en valeur du fond **Quelle fréquence pour vos itérations ? (= vos cycles de travail)** Fait 20/11 à 12h et 4/12 à 13h **En combien d’itération pourriez-vous produire votre “plus petit livrable possible” ?** 2 ** ** **Comment pourriez-vous utiliser les itérations suivantes pour améliorer cette production en qualité ou en quantité ?** Mindmap Autodiagnostic Fiches/outils/… **3 - Choisir les outils pour votre POP** **Quels outils utilisez-vous pour organiser vos échanges ?** **A l’oral (synchrone, outil visio ou conférence téléphonique) **lien Zoom** ** **A l’écrit (synchrone, outil de co-écriture) **Framapad **Quelle gare centrale ? **Framapad **Quel(s) outils utilisez-vous pour suivre l’avancée de votre POP ? **Whatsapp Si décision : personnes présentes si personnes absentes peuvent/doivent donner pouvoir délégation ** ** **Votre groupe est-il autonome sur l’ensemble de ces outils ? Avez-vous besoin d’un appui technique de la part des formateurs/trices pour certains outils ? **Non Prochaines étapes : · Demande à Romain sur son expérience / outils · Répartition des groupes · Mise en place des outils #### **Point avec Romain le 13/11 à 15H30**, enregistrement : [https://anap.zoom.us/rec/share/qAZD7A3kXoCfCRP6bu51SVXVopj9mtTMSzaYQVDhhQgksHMahwRwtZo7IFAx3bKG.uw0uNYZIpLcK1Cks](https://anap.zoom.us/rec/share/qAZD7A3kXoCfCRP6bu51SVXVopj9mtTMSzaYQVDhhQgksHMahwRwtZo7IFAx3bKG.uw0uNYZIpLcK1Cks) *Code secret: E#FF8BKr* *La carte mentale réalisé par Romain : *[https://framindmap.org/c/maps/1397107/edit](*https://framindmap.org/c/maps/1397107/edit*) *Petit résumé de la visio avec notre Yoda Romain* *Précaution préalable : attention au côté chronophage des réponses aux appels à projets (souvent temps court entre la parution, la veille et le lien avec les bonnes personnes pour collaborer) et de fait attention aux tensions potentielles avec les personnes de son équipe en fonction des impératif et coups de bourre de chacun* *6 points essentiels : * * 1. retirer les éléments clés des appels, aller chercher les bonnes infos (attention à ne pas trop rentrer dans les détails)* * 2. catégoriser les délais => pour répondre* * * => pour parfaire sa connaissance de la question* *=> pour assurer sa mission* * 3. les ressources. Qui peut assurer la réponse ? qui peut assurer la mission ? * * 4. identifier les techniques et les compétences pour la mission + les données financières (coûts et facturation)* * 5. le ressenti et les valeur éthiques* * 6. les questions économiques (attention à la tréso si échéances de paiements, genre appels d'offres européens)* * * * Il conseille de faire plusieurs passes sur chaque question .* * Carte mentale nécessaire : 1/2 heure pour y répondre : Go / No Go / se mettre dans sa bulle pour y répondre (attention au temps perdu) / idéal : pomodoro et carte mentale, surtout s'il y a d'autres personnes à inclure* * Il n'existe pas de cartographie des acteurs avec qui l'association est possible, cela se remet en question en permanence (question des compétences, réseaux ...) mais grande importance de l'identification du partenaire* * Rapport permanent dans la matrice entre délais / budget / nombre de personnes / temps* * * * Ce document sera un début de brique, à lancer sur Interpol * Pour la suite des travaux : Pas de groupe dans un premier temps et d'ici la prochaine réunion du 20/11, l'objectif est que chacun.e puisse remplir toutes les questions qui lui passent par la tete sur le format QQOQCP. On refait un point collectif lundi prochain pour voir l'ensemble des questions et éventuellement voir si nécessité ou pas de faire des sous groupes pour continuer à avancer. Qui ?** (Sophia)** *Coté Clients / commanditaires* Quel est le commanditaire ? (organisme ou personne physique) est-ce un organisme public, privé, ESS, Académique, autres ? Combien de personnes ou organismes sont commanditaires ? (un seul ou plusieurs) Pour combien de personnes faudra-t-il oeuvrer ? Quel type de commanditaire (s) ? déjà connu ou nouveau ? Par quel biais êtes vous entré en communication avec ce(s) commanditaire(s) ? par réseau, prospection, réponse à AAP, AMI, envoyé par un autre client, autre prestataire, partenaire(s) ? *Coté prestataire* Allez vous répondre en individuel ou en collectif dans le cadre de l'analyse à faire de la demande d'intervention ? Connaissez vous les autres prestataires avec lesquels vous allez répondre ? oui ou non Si oui, est-ce que cela c'était bien passé ? Si non, avez vous des personnes de votre réseau qui ont déja travaillé avec ? Et comment je sens cette coopération avec ces personnes (points de vigilance..) Quoi ? **(Charlotte) nourrie par les 6 chapeaux ** * les faits/ informations dont nous disposons/ quelles infos nous manquent ? * définir une / des problématiques : y a - t-il des contradictions ? Qu'est-ce qui s'oppose (freins/ risques/ manques/ faiblesses) à ce projet ? - Sur quels atouts / points forts s'appuyer ou cultiver / développer ? - Y a-t-il des opportunités du moment à saisir ? Lister les avantages de chaque piste ainsi que le pire du pire (les inconvénients) * Quel objectif final (intermédiaire) ? On sera satisfait si ? * objectif/ bénéfice secondaire : recréer de la cohésion de groupe - gagner en visibilité - réseautage * Quel type de demande ? Puis je y répondre car c'est dans mes compétences (supports, procédures, outils, etc.) ou est-ce complètement nouveau ? (joie de la découverte, réveiller sa créativité, sortir de la routine, prendre des risques, sujet passionnant, challengeant, * émotions/intuition : Comment je le sens, ce projet (ouverture/fermeture du coeur) : identifier ce qui pourrait me bloquer(peur, colère, tristesse, déprime..) pour travailler dessus/ prendre du recul (pour mieux sauter) et transmuter ce qui me plombait en or (peurs...) - - En imaginant que tout est possible, idéalement je ferai comment (ouvrir/ créer de nouvelles idées/ process) Où ?** (Christophe)** - distance avec le lieu où oeuvre le client (durée pour s'y rendre/ fluidité / visio..) et frais occasionnés par les déplacements (à lister) + éventuelle fatigue Le lieu choisi/défini convient il à la majorité des participants attendus ? Coté prestataire : durée de transports pour y aller (équivalent temps / durée / fatigue) Le lieu nécessite-t-il une installation préalable ? (=appel à un prestataire technique et/ou déco + nécessité d'arriver plus tôt voire la veille). Le lieu inclut-il un accueil des participants ? (si nombreux) Est-il possible de manger sur place ou faut-il gérer cela ? Idem pour l'aspect hôtelier (si plusieurs jours / plusieurs intervenants) / salle/bar pour accueillir moment convivial ? Accès PMR du lieu / Eloignement d'une gare ? Neutralité du lieu (en terme politique) ? Ambiance spécifique du lieu ou lieu neutre ? Lumière du lieu ? Contrat à signer (droits et devoirs des parties, règles spécifiques), assurance à prévoir ? Information voire visite du lieu par le client ? Wifi dispo ? Confort de la salle, aménagement du lieu (disposition des tables, chaises ...) ? Plan du lieu, avec accès ? Activités annexes (si plusieurs jours) Quand ? **(Maryane ?)** Quelle temporalité ? Quels jalons ? Quelle boucle d'itération dans le projet? Faisabilité avec son plan de charge déjà connu ou pas ? Mise en place de réunions de coordination : temporalité avec les membres du projet, avec commanditaire, avec les prestataires, etc. (planning) L'après : débrief, attendus, livrables, bilan juste après, 1 an après, le suivi ... on célèbre ! petite fête !) on remercie, on se recharge en énergie et en joie d'avoir avancé sur le chemin Comment ? **Combien ? (Camille)** - éthique du projet par rapport à mon éthique : est ce compatible ? (écologie..) - aspect esthétique ? ludique ? joyeux ? coloré ? créatif (ajustable) ? coopératif ? Comment s'est porté le choix pour l'animation de ce projet ? Combien de temps pour finaliser la proposition ? Combien est-ce rémunéré ? En totalité, en phasage et combien de % ? Répartition entre prestataires si plusieurs prestataires Combien ça coûte ? Frais occasionnés par la mission ? investissement, achats, sous-traitants? temps dédiés / personnes/jour Quel plan de charges ? budget selon le cadre de la demande (AO, AAP, AMI, etc.) ou en proposition Est- ce que déplacement ? si oui, combien ? - Aspect juridique : faut-il faire appel à un avocat/juriste/expert ? Complexité juridique - Comment on travaille ? en coopératif/ collaboratif ? (outils, déplacements, informels, partage de tâches/matériels). prendre le temps de créer un esprit d'équipe Si absence, coup dur, désistement, vacances, comment s'organiser ? (à envisager en amont ? ) Pourquoi ? **(Camille)** - vérifier ce que je veux vraiment (alignement avec qui je suis) ou pas : jusqu'où je m'autorise ? tension économique/ éthique utile ou pas pour mon expérience, mon réseau ... Intérêt pro, perso, intellectuel, culturel, créatif etc ? Est-ce utile à mon activité économique ? nécessaire ? Prochain objectif répondre aux questions : **Distribution des rôles :** Qui ? Sophia Où ? : Christophe Quoi ? : Charlotte Quand ? : Maryane Comment ? Camille Pourquoi ? : Camille *Possibilité bien entendu à chacun.e d'abonder sur les questions des autres, intelligence collective power mais chacun est en responsabilité de "sa" question (ci-dessus)* #### Point d'étape au 20/11 à 12H00: 2 absences ce jour semaines de fous pour tout le monde. Décision de réunion rapide, attribution des questions du qoqqcp à chacun à remplir en responsabilité. Possibilité d'abonder sur les autres. Point d'étape intermédiaire et rapide à nouveau prévue lundi prochain 27/11 de 20h30 à 21h pour clôre ce sujet et passer au reste. Réunion de 20min chrono aux petits oignons. #### Visio du lundi 27 novembre 2024 à 20H30 avec Sophia, Christophe, et Charlotte - relecture de l'ensemble et ajouts - travail pour la prochaine fois : dans le framindmap créé par Christophe (finalement par Camille), chacun installe ses branches de la question confiée, en synthétisant par un mot si possible, pour créer un arbre de choix / visuel parlant - prochain rdv lundi 4 déc de 12h à 13h en visio #### Visio du lundi 4 décembre 2023 à 12H00 avec Camille, Sophia et Christophe - Création du squelette de carte mentale [https://framindmap.org/c/maps/1404506/edit](https://framindmap.org/c/maps/1404506/edit) avec partage aux membres du groupe pour éditer le contenu (*vous avez dû recevoir un message, si vous avez déjà un compte avec votre adresse e-mail il faut simplement vous connecter, sinon vous devez créer un compte avec cette adresse*). - Echanges sur la complétion de la carte, à tour de rôle : Christophe, Sophia et Camille (avec l'ensemble des questions récoltées). **En cours** - Possibilités d'itérer sur cette base dès le milieu de semaine : ajouts/modifications d’items, mise en forme, légende, etc. (*adresse publique *[https://framindmap.org/c/maps/1404506/public)](*https://framindmap.org/c/maps/1404506/public*)). **A vous de jouer !** - Proposition pour Charlotte, Juliette et Maryane de préparer la restitution qui se déroulera en séance les 14/15 décembre : forme, déroulé, etc. **A vos idées !** - *Rappel : nous disposerons d'une heure au prochain regroupement pour finaliser* Continuons nos échanges sur le fil Whatsapp dédié au POP pour avancer ! #### Point de synchronisation finale du jeudi 15 décembre à 10H avec Christophe, Sophia, Juliette, Charlotte et Camille Travail sur la restitution au groupe *3 formes de restitution, en plus de la mindmap :* - Restitution "en live" au groupe sous forme de jeu - Restitution écrite de notre cheminement, pour laisser une trace (> Christophe) - Restitution vidéo (intro, présentation des 5 questions et captation du "jeu" avec le groupe) []Restitution "en live" au groupe[] **Introduction** - Expliquer la démarche : reprendre les étapes de notre cheminement puis "on vous invite à un voyage dans les situations pour un projet réussi ; au fil de situations catastrophes qui sont arrivées car les questions n'ont pas été posées au préalable vous allez devoir retrouver ces questions" - Présentation des consignes du jeu : répartition des membres de l'équipe dans en 5 pôles ; on garde le où pour la fin. **Situations "catastrophe" à présenter dans chaque pôle :** * - Qui (Charlotte) : animation d'un séminaire d'équipe dans lequel il y a énormément de tensions (à développer) ou un changement de Direction (pas les mêmes personnes) ; ou autre ex : je pensais répondre à un appel avec tels collègues, et finalement ils m'ont lachée... - Quoi (Christophe) : animation prévue sur une demi-journée, mais qui finalement s'est passée sur une journée entière avec des supports complètement différents (donc tout était à repenser et improviser). - Pourquoi (Juliette) : projet dont l'éthique est contestable, exemple l'économique qui prend le dessus - Quand (Sophia) : t'inquiète pas je t'envoie ça ! T'aurais pas une demi-journée, et on verra pour la suite ? - Comment, Combien (Camille) : je souhaite un modèle économique et je vous donne 3 jours ; c'est pour débroussailler hein ;-). Tu auras de l'aide pour retranscrire les échanges et le jour J je suis finalement très seul. *- Où (pour la fin en collectif) : aux participants de trouver des situations ! Et montrer que le carte mentale peut être complétée :)*